Besøg i San Mateo County

 

Første besøg på vores Silicon Valley tour var hos San Mateo County hvor CIO Chris Flatmoe fortalte om deres IT-udfordringer. Skægt nok var det nogle af de samme udfordringer som vi har derhjemme og derfor var genkendeligheden stor.

Grøn IT - Implementering af strømbesparende tiltag i IT-driften både i serverrum og på desktoppen. De havde konstateret at en meget stor del af deres desktop-PC’ere aldrig blev slukket. De har derfor indført et system hvor de kontrollerer strømopsætningen centralt (EasyGPO), og enhver PC der ikke har været brugt i 10 minutter går automatisk i dvale. Det er helt nyt for amerikanerne at tænke i strømbesparende foranstaltninger og derfor var har de ogås mulighed or at nå relativt store indsatser med en lille indsats. De havde slet ikek fokus på at spare strøm i servererummet selm om de reelt var ved at udskifte alt aktivt udstyr i lokalet 

Anden udfordring var planlægning af IT-indsatsen hvor de lagde stor vægt på at der udarbejdes 1-2 årige IT-strategier for de enkelte forretningsområder. Vi spurgte om det var normalt at der var egentlige business plans som IT-strategien kunne lægge sig op ad, en stor mangelvare i mange danske kommuner. Det var der, han var faktisk lidt undrende over at vi spugte om det.

Tredje udfordring var overblik over data på tværs af applikationer og forretningsområder. De havde valgt en strategi hvor de valgte at integrere data via rapportering på tværs af de eksiterende systemer. Fordelen var denne strategi er hurtige resultater, ulempen er, at kompleksiteten og antallet af enkeltapplikationer stadig er højt.

Efter mødet med Chris tager hans kollega os med på en rundtur i deres IT-afdeling hvor vi også ser deres serverrum.

 

Den årlige fætter/kusine-fest

En gang om året mødes 800-900 personer i Århus. Kendetegnende for os alle er, at vi arbejder med Digitalsering af den offentlige sektor, men derudover kommer vi mange forskellige steder fra.

Kommunale IT-chefer mødes med statslige IT-arkitekter og embedsmænd fra Finansministeriet og alle mulige andre. Pressen er der, alle de store leverandører er der. 900 mennesker samlet i Århus kongrescenter til festtaler og masser af fagligt indhold.

Selv om vi efterhånden er mange der arbejder med digitalisering af den offentlige sektor, så er det alligevel slående så mange der kender hinanden på sådan en konference. Min egen oplevelse er, at jeg hele tiden oplever at hilse på folk jeg møder i gangene på vej fra en session til en anden. Videnskabsministeren gjorde dog også en del ud af dette i sin tale. Han roste den store flok for at være tilstede og for vores arbejde, men sagde samtidig at vi skal være flere, indsatsen med digitaliseirng af det offentlige kræver en større indsats end vi løfter p.t.

Joken om “den store fætter/kusine-fest” dukkede op for et par år siden. Men det er egentlig en rigtig god betegnelse fordi det også indikerer at her mødes vi med alle vores fætre og kusiner fra resten af den offentlige sektor. Vi mødes for at lære af hinanden, for at anerkende hinandens arbejde og for at feste sammen.

Jeg glæder mig til næste år - hvor vi sikkert er over 1000 deltagere for første gang.

Links

• http://www.itst.dk/arkitektur-og-standarder/arkitektur/it-arkitekturkonferencen

Åbenhed eller databeskyttelse?

Mine nye venner fra Tartu-kommune i Estland viste mig deres system til ansøgning om optagelse i daginstitution. De har mangel på daginstitutionspladser, og det gælder derfor om at stå så højt oppe ventelisten som muligt.

Børnene kan skrives op fra de er født og via deres online-system kan forældre se at deres barn er skrevet op og hvornår de kan håbe på, at der bliver en ledig plads.

Det overraskende ved deres system er, at opskrivningslisterne er offentlige. Man kan simpelthen gå ind på kommunens hjemmeside og se en liste over de børn der er skrevet op, hvor de er skrevet op og hvornår de kan få en plads.

Det samme var tilfælde i skolesystemet hvor forældrene kunne logge ind og se alle elevers karakter og lærerens begrundelse for karakteren.

Som dansk offentlig IT-ansvarlig var min reaktion, at det var helt uacceptabelt på den måde at offentliggøre børnenes navne og deres karakterer. Folkene fra Tartu var derimod stolte over denne åbenhed som efter deres mening var borgernes sikkerhed for at der ikke blev snydt, alle kan simpelthen følge med.

Jeg spurgte dem om man også kunne se naboens skatteoplysninger, men det var dog lukket land. Der var altså (heldigvis) grænser for åbenheden.

Elektroniske valg

I Frederiksberg Kommune har vi rigtig gode erfaringer med at lave elektroniske valg. Men vi vil gerne mere…

Til kommunalvalget havde vi elektroniske valglister. Når borgerne kom med deres valgkort blev de verificeret med en stregkodelæser hvorefter de fik udleveret deres stemmeseddel. Resultatet var, at der aldrig var kø for at få stemmesedlerne udleveret.

Ved ældrerådsvalgene og ved integrationsvalget har vi tilbudt alle, at de kunne afgive deres stemme hjemmefra via internettet. Resultatet var en højere stemmeprocent fordi der var nem adgang til at afgive sin stemme via computeren.

Den ultimative elektroniske løsning til elektroniske valg vil selvfølgelig være, at man til næste kommunalvalg kan afgive sin stemme via kommunens hjemmeside ved at identificere sig med sin digitale signatur. Så langt når vi desværre nok ikke, der er nok for mange traditioner bundet til selve valghandlingen.

Ambitionen til europavalget næste år, eller senest til næste kommunalvalg,  er  som minimum at der er elektroniske valglister (som de tidligere år) og, at der er mulighed for at afgive sin stemme elektronisk i stemmeboksen. Det betyder, at man på valgstedet kan vælge at gå ind i en “gammeldags” stemmeboks med sin papirstemmeseddel eller man kan vælge at gå i en stemmeboks med en stemmemaskine. Stemmemaskinen er blot en computer hvor man afgiver sin stemme på en trykfølsom skærm efter at man har indsat sit valgkort. Når man har afgivet sin stemme printer maskinen en kvittering hvor det fremgår hvad man har stemt. Kvitteringen lægger man i en arkivboks når man forlader stemmeboksen. Kvitteringen skal kun bruges af hensyn til en evt. revision af den elektroniske stemmeafgivning, men den bruges ikke yderligere i valghandlingen eller ved optællingen.

Hel ideen med at digitalisere valghandling virker rationelt indlysende. Ud fra et rationelt perspektiv er det simpelthen uforståeligt at det ikke er sket før. Men alligevel har det vist sig at være svært at skabe fremdrift på dette område. Der er en masse traditioner knytet til valghandlingen. Det skal man respektere, men man kan sagtens skabe fornyelse og effektivisere processen uden at skade den demokratiske proces.

Det er derfor ritigt godt at Frederiksberg Kommune ikke står alene med dette projekt nu. 5 andre kommuner støtter op om projektet ligesom KL også er indtrådt i projektet.

Se også Computerworlds omtale af projektet.

Tvungne webcam-møder?

Søren Brøndum skriver i sin blog  på Computerworld at han vil foreslå, at man i det offfentlige indfører faste rutiner for webcam-møder fremfor at holde de traditionelle møder hvor alle møder fysisk op til mødet. Han ser det som en måde at holde mere effektive møder på og dermed også en måde at optimere det offentliges ressourceanvendelse.

Han foreslår konkret, “at det 3 dage om ugen aftales, at der holdes web-møder 1-2 timer dagligt via nettet. Der lægges et web-mødebånd ind i alles kalendere eet år frem på de 3 dage.”  Jeg tror ikke at Søren foreslår denne tvungne form for webcam-møder fordi han er tilhænger af tvang som sådan, men måske mere fordi han tror der skal gøres noget særligt for at introducere denne måde at arbejde på i det offentlige.

Han har sikert ret, både i at møderne kunne bliver mere effektive og i, at der skal lidt tvang til for at få ændret praksis. Men ud fra min egen erfaring mener jeg, at der er en række vigtige hensyn, udover udsigten til en rationel effektiviseringsgevinst, som man også skal drage med ind i overvejelserne.

For det første skal man erkende at møder også har et socialt sigte. Arbejder man i en daginstitution med skiftende vagter og  en hektisk hverdag så er der behov for regelmæssige fællesmøder hvor alle er samlet og hvor man ikke bliver forstyrret. Det er en vigtig ledelsesplatform og en sikring af fælles faglig dialog og reflektion over hverdagen.

Jeg har tidligere været med til at arbejde med digitaliseringsprojekter som overflødiggjorde behovet for at hjælperne i hjemmehjælpsgrupper behøvede at mødes til deres morgenmøde. Teknologien gjorde dette planlægningsmøde overflødigt og medarbejderne kunne i stedet gå direkte ud til deres besøg. Alligevel var det ikke muligt at afskaffe morgenmøderne, de var vigtige både i forhold til den faglige dialog og i forhold til gruppens trivsel. Og i en branche hvor man har svært ved at skaffe personale vil man gerne sørge for at passe godt på dem man har. 

For det andet skal man være opmærksom på behovet for interessevaretagelse. Når man laver projekter i den offentlige sektor opdager man hurtigt at interessentbegrebet er vigtigt. Strategisk interessevaretagelse er enorm vigtigt i en verden hvor der er kamp om ressourcerne. Det betyder ofte, at deltagere i møder udelukkende har en interessevaretagelsesagenda. De er altså med i mødet for at varetage deres domæneinteresser og ikke nødvendigvis for at varetage fællesskabets interesser. Det er derfor meget normalt, at der holdes møder med mange deltagere hvor kun få bidrager fordi “resten” kun deltager som en slags vagthunde for deres domæner. Dette opleves særligt hvis man deltager i projekter og forhandlinger der går på tværs af myndigheder, men det er også meget almindeligt indenfor en organisations egne rammer. Jeg  tror ikke Web-cammøder vil virke til denne form for mødeaktivitet. Det er et interessepolitisk spil hvor man har brug for at sidde omkring bordet og have øjenkontakt med de  øvrige deltagere.

For det tredje må man også erkende at en række møder faktisk er overflødige. Mange af de generelle koordineringsmøder der afholdes kunne helt være undgået hvis man istedet havde en gennemgående praksis med at sagsbehandlere og projekledere var bedre til at sikre løbende information og rettidig indragelse af interessenter. Og lige nøjagtigt i denne situation kunne web-møderne måske være et godt alternativ til personligt fremmøde eller til telefonen.

Digitalt borgerkort i Estland

Vi havde besøg af en delegation fra Tartu i dag. Kommunaldirektøren, IT-chefen og et par mere kom på besøg i Frederiksberg Kommune for blandt andet at høre om vores digitale løsninger og vores projektmodel. Jeg var blevet bedt om at stå for denne del af mødet og havde forberedt 20 slides med alle vores goodies.

Det eneste jeg vidste om digitaliseringsindsatsen i Estland på forhånd var, at de har elektroniske valg til deres parlament, og at ca. 20% af vælgerne bruger løsningen.

Allerede kort tid inde i min gennemgang gik det op for mig, at hver gang jeg sagde “se hvad vi  har”, så sagde de “sådan en har vi også, men vores kan lidt mere….”. De fleste af vores selvbetjeningsløsninger havde de. Det eneste jeg for alvor kunne brillere med var vores pasfornyelsesløsning, den syntes de til gengæld også var rigtig smart.

Jeg blev nysgerrig på hvorfor de var så langt fremme med deres løsninger. Min kollega Sonja havde lugtet lunten, og hun kendte også allerede en del af hemmeligheden. “Kunne I ikke vise Flemming jeres borgerkort” spurgte hun pænt kommunaldirektøren som derefter beredvilligt hev sit smartcard frem til beskuelse. Og Sonja havde selvfølgelig helt ret, her var nøglen til deres succes med digitale løsninger. Alle borgere har simpelthen en digital signatur i baglommen i form af et ID-kort med indbygget chip.

Hvis alle borgere har et elektronisk Id-kort som de kan bruge til deres kommunikation med det offentlige så skaber det selvfølgelig også en efterspørgsel efter digitale løsninger som kortet kan bruges til.

Alle bogere i Estland har mulighed for at få et borgerkort, og en lang række offentlige ydelser kræver at de har kortet.

Det bruges som generelt ID-kort i forhold til alle borgernes relationer med det offentlige. Det bruges som digital signatur når borgerne kommunikerer elektronisk med det offentlige eller når de skal logge ind i de offentlige løsninger. Deres borgerløsning til skat er ligeså langt fremme som vores, det foregår simpelthen udelukkende elektronisk.

Kortet bruges som ID-kort indenfor hele Schengen-området. Dvs. at de f.eks ikke behøver at have pas med til Danmark sålænge de medbringer deres borgerkort.

De estiske banker bruger også kortet til deres netbank-services. Ikke noget med at de har deres eget logon-system, det giver simpelthen ikke mening i et land hvor alle har et digitalt borgerkort.

Tænk hvilken fantastisk boost det kunne give til den digitale udvikling i Danmark hvis vores politikere havde været lidt mere fremme i skoene på dette område. Men rart at vide at esterne kan vise os hvordan man gør.

Links 

• Ansøgning om kort
• Om ID-kortet.