Åbenhed eller databeskyttelse?

Mine nye venner fra Tartu-kommune i Estland viste mig deres system til ansøgning om optagelse i daginstitution. De har mangel på daginstitutionspladser, og det gælder derfor om at stå så højt oppe ventelisten som muligt.

Børnene kan skrives op fra de er født og via deres online-system kan forældre se at deres barn er skrevet op og hvornår de kan håbe på, at der bliver en ledig plads.

Det overraskende ved deres system er, at opskrivningslisterne er offentlige. Man kan simpelthen gå ind på kommunens hjemmeside og se en liste over de børn der er skrevet op, hvor de er skrevet op og hvornår de kan få en plads.

Det samme var tilfælde i skolesystemet hvor forældrene kunne logge ind og se alle elevers karakter og lærerens begrundelse for karakteren.

Som dansk offentlig IT-ansvarlig var min reaktion, at det var helt uacceptabelt på den måde at offentliggøre børnenes navne og deres karakterer. Folkene fra Tartu var derimod stolte over denne åbenhed som efter deres mening var borgernes sikkerhed for at der ikke blev snydt, alle kan simpelthen følge med.

Jeg spurgte dem om man også kunne se naboens skatteoplysninger, men det var dog lukket land. Der var altså (heldigvis) grænser for åbenheden.

Elektroniske valg

I Frederiksberg Kommune har vi rigtig gode erfaringer med at lave elektroniske valg. Men vi vil gerne mere…

Til kommunalvalget havde vi elektroniske valglister. Når borgerne kom med deres valgkort blev de verificeret med en stregkodelæser hvorefter de fik udleveret deres stemmeseddel. Resultatet var, at der aldrig var kø for at få stemmesedlerne udleveret.

Ved ældrerådsvalgene og ved integrationsvalget har vi tilbudt alle, at de kunne afgive deres stemme hjemmefra via internettet. Resultatet var en højere stemmeprocent fordi der var nem adgang til at afgive sin stemme via computeren.

Den ultimative elektroniske løsning til elektroniske valg vil selvfølgelig være, at man til næste kommunalvalg kan afgive sin stemme via kommunens hjemmeside ved at identificere sig med sin digitale signatur. Så langt når vi desværre nok ikke, der er nok for mange traditioner bundet til selve valghandlingen.

Ambitionen til europavalget næste år, eller senest til næste kommunalvalg,  er  som minimum at der er elektroniske valglister (som de tidligere år) og, at der er mulighed for at afgive sin stemme elektronisk i stemmeboksen. Det betyder, at man på valgstedet kan vælge at gå ind i en “gammeldags” stemmeboks med sin papirstemmeseddel eller man kan vælge at gå i en stemmeboks med en stemmemaskine. Stemmemaskinen er blot en computer hvor man afgiver sin stemme på en trykfølsom skærm efter at man har indsat sit valgkort. Når man har afgivet sin stemme printer maskinen en kvittering hvor det fremgår hvad man har stemt. Kvitteringen lægger man i en arkivboks når man forlader stemmeboksen. Kvitteringen skal kun bruges af hensyn til en evt. revision af den elektroniske stemmeafgivning, men den bruges ikke yderligere i valghandlingen eller ved optællingen.

Hel ideen med at digitalisere valghandling virker rationelt indlysende. Ud fra et rationelt perspektiv er det simpelthen uforståeligt at det ikke er sket før. Men alligevel har det vist sig at være svært at skabe fremdrift på dette område. Der er en masse traditioner knytet til valghandlingen. Det skal man respektere, men man kan sagtens skabe fornyelse og effektivisere processen uden at skade den demokratiske proces.

Det er derfor ritigt godt at Frederiksberg Kommune ikke står alene med dette projekt nu. 5 andre kommuner støtter op om projektet ligesom KL også er indtrådt i projektet.

Se også Computerworlds omtale af projektet.

Tvungne webcam-møder?

Søren Brøndum skriver i sin blog  på Computerworld at han vil foreslå, at man i det offfentlige indfører faste rutiner for webcam-møder fremfor at holde de traditionelle møder hvor alle møder fysisk op til mødet. Han ser det som en måde at holde mere effektive møder på og dermed også en måde at optimere det offentliges ressourceanvendelse.

Han foreslår konkret, “at det 3 dage om ugen aftales, at der holdes web-møder 1-2 timer dagligt via nettet. Der lægges et web-mødebånd ind i alles kalendere eet år frem på de 3 dage.”  Jeg tror ikke at Søren foreslår denne tvungne form for webcam-møder fordi han er tilhænger af tvang som sådan, men måske mere fordi han tror der skal gøres noget særligt for at introducere denne måde at arbejde på i det offentlige.

Han har sikert ret, både i at møderne kunne bliver mere effektive og i, at der skal lidt tvang til for at få ændret praksis. Men ud fra min egen erfaring mener jeg, at der er en række vigtige hensyn, udover udsigten til en rationel effektiviseringsgevinst, som man også skal drage med ind i overvejelserne.

For det første skal man erkende at møder også har et socialt sigte. Arbejder man i en daginstitution med skiftende vagter og  en hektisk hverdag så er der behov for regelmæssige fællesmøder hvor alle er samlet og hvor man ikke bliver forstyrret. Det er en vigtig ledelsesplatform og en sikring af fælles faglig dialog og reflektion over hverdagen.

Jeg har tidligere været med til at arbejde med digitaliseringsprojekter som overflødiggjorde behovet for at hjælperne i hjemmehjælpsgrupper behøvede at mødes til deres morgenmøde. Teknologien gjorde dette planlægningsmøde overflødigt og medarbejderne kunne i stedet gå direkte ud til deres besøg. Alligevel var det ikke muligt at afskaffe morgenmøderne, de var vigtige både i forhold til den faglige dialog og i forhold til gruppens trivsel. Og i en branche hvor man har svært ved at skaffe personale vil man gerne sørge for at passe godt på dem man har. 

For det andet skal man være opmærksom på behovet for interessevaretagelse. Når man laver projekter i den offentlige sektor opdager man hurtigt at interessentbegrebet er vigtigt. Strategisk interessevaretagelse er enorm vigtigt i en verden hvor der er kamp om ressourcerne. Det betyder ofte, at deltagere i møder udelukkende har en interessevaretagelsesagenda. De er altså med i mødet for at varetage deres domæneinteresser og ikke nødvendigvis for at varetage fællesskabets interesser. Det er derfor meget normalt, at der holdes møder med mange deltagere hvor kun få bidrager fordi “resten” kun deltager som en slags vagthunde for deres domæner. Dette opleves særligt hvis man deltager i projekter og forhandlinger der går på tværs af myndigheder, men det er også meget almindeligt indenfor en organisations egne rammer. Jeg  tror ikke Web-cammøder vil virke til denne form for mødeaktivitet. Det er et interessepolitisk spil hvor man har brug for at sidde omkring bordet og have øjenkontakt med de  øvrige deltagere.

For det tredje må man også erkende at en række møder faktisk er overflødige. Mange af de generelle koordineringsmøder der afholdes kunne helt være undgået hvis man istedet havde en gennemgående praksis med at sagsbehandlere og projekledere var bedre til at sikre løbende information og rettidig indragelse af interessenter. Og lige nøjagtigt i denne situation kunne web-møderne måske være et godt alternativ til personligt fremmøde eller til telefonen.